Muammo
Kompaniya yuzlab talabalar bilan ishlay boshlagach, Excel jadvallari orqali barcha jarayonlarni kuzatish qiyinlashdi. Shartnomalar, bo‘lib to‘lash, hujjatlar, universitet arizalari va viza tayyorlash bir-biriga bog‘liq edi. Jamoaga har bir talabaning tafsilotlarini ham, umumiy holatni ham ko‘rish va jarayonni nima to‘xtatayotganini aniqlash kerak edi.
Men nima qildim
Tizimni har bir ish jarayoni uchun bosqichma-bosqich qurishni taklif qildim va ishlarni yagona platformaga birlashtirdim.
- Moliya. Talabalar, shartnoma turlari, bir martalik va bo‘lib to‘lanadigan to‘lovlar, xarajatlar va jo‘natma narxlarini kuzatish.
- Hujjatlar. Yig‘ilgan va yetishmayotgan hujjatlar, asl nusxalar va ko‘chirmalar, tarjima, notarial tasdiqlash va apostil jarayonlari hamda kerakli nusxalar sonini boshqarish.
- Arizalar. Universitet va yo‘nalish tanlash, talablar, shakllar, insholar, suhbatga tayyorgarlik, qabul natijalari va keyingi viza jarayonini kuzatish.
- Jamoa va fayllar. Vazifalarni biriktirish, bajarilishini kuzatish, fayllarni yuklash va ko‘rish, kechikkan vazifalar va jarayonni to‘xtatayotgan hujjatlarni aniqlash.
- Jo‘natmalar. Qaysi hujjatlar qaysi talaba uchun jo‘natilgani, qayta ishlangan hujjatlar soni va jo‘natma xarajatlarini bir joyda kuzatish.
Ma’lumotlar bazasiga so‘rov yuboradigan AI yordamchini ham qo‘shdim. Xodimlar universitetga topshirgan va qabul qilingan talabalar, oylik pul oqimi, kechikkan vazifalar yoki hujjatlardagi to‘siqlar haqida savol berib, javob va tahlil olishlari mumkin.
Nima hal bo‘ldi
Jamoa har bir talabaning butun yo‘lini boshqarish, hujjatlarni ko‘rish, pul va mas’uliyatlarni kuzatish hamda ish qayerda to‘xtab qolganini tushunish uchun yagona tizimga ega bo‘ldi.